從一張數(shù)據(jù)表中提取部分字段制作小標(biāo)簽，你有木有弄過(guò)?
最近有人問(wèn)了：公司人力部門(mén)要給每個(gè)員工的檔案袋上貼一個(gè)標(biāo)簽，上面要有姓名、工資、住址三個(gè)信息，那么多員工的標(biāo)簽手動(dòng)制作標(biāo)簽會(huì)很麻煩，復(fù)制粘貼也省不了多少事，能不能快速自動(dòng)生成標(biāo)簽?
其實(shí)，用Word的郵件合并功能就可以快速完成。
假設(shè)工資表為如下這種形式。
檔案袋上的標(biāo)簽要求是這種形式。具體制作方法如下。
先在Word中設(shè)計(jì)標(biāo)簽。打開(kāi)一個(gè)Word空白版面，依次點(diǎn)擊“郵件→開(kāi)始郵件合并→標(biāo)簽”菜單命令。
從“標(biāo)簽選項(xiàng)”的頁(yè)面標(biāo)簽?zāi)０辶斜碇羞x擇一種標(biāo)簽?zāi)０?。注意從右?cè)的標(biāo)簽信息中查看標(biāo)簽尺寸是否合適。
點(diǎn)擊“詳細(xì)信息”按鈕，可以改變標(biāo)簽的行列數(shù)、尺寸邊距等設(shè)定。
接下來(lái)選擇標(biāo)簽的數(shù)據(jù)來(lái)源文件。依次點(diǎn)擊“郵件→選擇收件人→使用現(xiàn)有列表”命令。
在電腦中找到存放人員工資與地址的原始數(shù)據(jù)Excel文件，點(diǎn)擊“打開(kāi)”按鈕打開(kāi)該文件。
接下來(lái)選擇標(biāo)簽首行是否包含列標(biāo)題。這里我們選擇不包含標(biāo)題，去掉下方的“數(shù)據(jù)首行包含列標(biāo)題”選擇框即可。
隨后，通過(guò)“郵件→插入合并域”菜單，選擇需要在標(biāo)簽中出現(xiàn)的字段名稱(chēng)，這里我們選擇“員工姓名”、“應(yīng)發(fā)工資”、“寄送地址”3個(gè)基本字段。
之后，在“郵件”菜單下點(diǎn)擊“更新標(biāo)簽”按鈕對(duì)所有標(biāo)簽進(jìn)行更新。
更新后的標(biāo)簽格式顯示如下圖。
最后，依次點(diǎn)擊“郵件→完成并合并→編輯單個(gè)文檔”命令，就可以預(yù)覽生成的最終Word標(biāo)簽了。
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將這些標(biāo)簽打印出來(lái)，裁剪貼在每個(gè)員工的檔案袋上即可。
以上僅列舉了員工標(biāo)簽的制作方法。與此類(lèi)似從Excel表格中提取字段值，在Word中打印標(biāo)簽的需求遍及生活中的每個(gè)角落，從郵政快遞標(biāo)簽、資料歸檔標(biāo)簽，到各類(lèi)設(shè)備產(chǎn)品標(biāo)簽等等，均可以按這種方法“照葫蘆畫(huà)瓢”。
能看到這里的，相信以后制作標(biāo)簽不用再犯難了!標(biāo)簽制作，走起!