Word 文檔的修訂功能使用步驟：
切換修訂功能的開關狀態(tài)。
打開文檔，依次點擊“審閱”選項卡——“修訂”組——“修訂”按鈕，點擊后該按鈕底色由白色變成有色(具體顏色根據(jù)系統(tǒng)主題確定)。
也可以通過按下 Ctrl + Shift + E 鍵盤組合鍵，實現(xiàn)對修訂功能的啟用;再按一次，則關閉修訂功能。
現(xiàn)在對文檔進行增刪改操作，Word 將會記錄下操作內(nèi)容并以批注框的形式展示出來;被修改的行左側(cè)，還會出現(xiàn)一條豎線，提示該行已被修改。
切換修訂標記的顯示位置。
默認狀態(tài)下，Word 使用“批注框”的方式呈現(xiàn)修訂標記?？梢郧袚Q這種呈現(xiàn)方式，將其改為“嵌入式”。
方法：依次點擊“審閱”選項卡——“修訂”組——“批注框”按鈕，在下拉菜單中選中“以嵌入方式顯示所有修訂”。
現(xiàn)在，文檔右側(cè)的修訂框消失，修訂標記改為在文檔內(nèi)以嵌入的方式顯示。
切換修訂標記的顯示狀態(tài)。
如果覺得文檔的修訂狀態(tài)看起來有點混亂，可以對修訂標記狀態(tài)進行切換。
方法：依次點擊“審閱”選項卡——“修訂”組——修訂標記顯示狀態(tài)列表框，有四種狀態(tài)：顯示標記的最終狀態(tài);最終狀態(tài);顯示標記的原始狀態(tài);原始狀態(tài)。各自含義顯而易見。
比如，在最終接受或拒絕修訂之前，想預先看一下文檔在修訂后的真實狀態(tài)，只要點擊上述“最終狀態(tài)”列表項，所有修訂標記將被隱藏，文檔界面看起來整潔清爽了許多。
需要注意的是，上述切換僅為“顯示狀態(tài)”的切換，而沒有真正改變文檔的修訂狀態(tài)。如，切換到“最終狀態(tài)”后又對文檔進行了修訂，再切換回“顯示標記的最終狀態(tài)”時，新修訂的內(nèi)容仍會以修訂標記的形式呈現(xiàn)。
切換不同修訂者修訂標記的顯示狀態(tài)。
如果文檔經(jīng)過不同的修訂者修訂，Word 會為不同修訂者的修訂標記應用不同顏色的邊框，以示區(qū)分。如圖，該文檔經(jīng)過兩位修訂者的修訂，他們的修訂標記分別以紅色和藍色兩種顏色的邊框進行區(qū)分。
如果想一次只看其中一位修訂者的修訂標記，可以這樣切換：“審閱”選項卡——“修訂”組——“顯示標記”按鈕——“審閱者”，然后取消某位修訂者前面的復選對勾。
被取消顯示的修訂者所做標記，將從頁面右側(cè)消失;沒有取消顯示的則繼續(xù)保留。
刪除某位修訂者的修訂標記。
按照上述操作，隱藏某位修訂者的修訂標記，然后“審閱”選項卡——“更改”組——“拒絕”按鈕下拉列表——“拒絕所有顯示的修訂”。
在“拒絕所有顯示的修訂”之后，再將隱藏的修訂標記切換為顯示，則該修訂者的修訂標記被保留。
接受全部修訂形成終稿。
當所有修訂標記都確認完畢(不需要的修訂也進行了刪除)，則可以點擊“審閱”選項卡——“更改”組——“接受”按鈕下拉列表——“接受對文檔的所有修訂”，形成終稿。