使用大綱視圖的步驟如下：
組織文檔
步驟一：使用大綱視圖中輸入標(biāo)題的方法組織文檔。在大綱視圖中先輸入文檔的各級標(biāo)題，建立合適的文檔組織結(jié)構(gòu)后，再添加正文內(nèi)容。
步驟二：建立新的文檔，并切換到大綱視圖中。
步驟三：輸入各個(gè)標(biāo)題，剛輸入的標(biāo)題Word 會(huì)自動(dòng)設(shè)為內(nèi)置標(biāo)題樣式“標(biāo)題1”。輸入完畢后，按Enter 鍵可以輸入下一個(gè)標(biāo)題。如果將標(biāo)題指定到別的級別并設(shè)置相應(yīng)的標(biāo)題樣式，可以利用大綱工具欄中的升降級按鈕。也可以利用拖動(dòng)標(biāo)題前面的符號或的方法來實(shí)現(xiàn)。
說明：如果想將標(biāo)題級別降至較低級別，向右拖動(dòng)符號;如果想將標(biāo)題升級至較高級別，請向左拖動(dòng)符號。
步驟四：建立的文檔組織結(jié)構(gòu)如下圖所示，這時(shí)候，可以添加文檔正文內(nèi)容，當(dāng)然你可以切換到頁面視圖添加正文內(nèi)容。
步驟五：在大綱視圖中如果向上或向下拖動(dòng)符號，可以實(shí)現(xiàn)文檔內(nèi)容的移動(dòng)，且該標(biāo)題的從屬標(biāo)題和文字將也隨之移動(dòng)。
步驟六：單擊工具欄中的“上移”或“下移”按鈕，把光標(biāo)所在的段落標(biāo)題上移或下移一個(gè)位置(該標(biāo)題的從屬標(biāo)題和文字將不隨之移動(dòng))。
說明：文檔可以采用的內(nèi)置標(biāo)題樣式的標(biāo)題，選擇編號格式將其自動(dòng)編號即可。
按需查看文檔
步驟一：要折疊某一級標(biāo)題下的內(nèi)容，可以在“大綱”工具欄上選擇要顯示的級別。例如，例如顯示3級 ，則整篇文檔只顯示第一級到第三級的標(biāo)題，第三級以下的內(nèi)容將被折疊而隱藏起來。
步驟二：如果只折疊某一標(biāo)題下的子標(biāo)題或正文，請把光標(biāo)移到該標(biāo)題上，單擊“折疊”按鈕。單擊一次，折疊最低的一級。
步驟三：如果要折疊某一標(biāo)題所有子標(biāo)題和正文，雙擊該標(biāo)題前面的分級顯示符號即可。
說明：展開標(biāo)題下的子標(biāo)題和正文的方法同折疊的方法類似。
